A Essência do GTD

Neste blog escreverei principalmente textos curtos sobre GTD, de certa forma mais descompromissados. O objetivo é tornar o sistema de mais fácil compreensão, o que nem sempre acontece em um texto exaustivo.

Em resumo, o que é mais importante apreender sobre GTD? O conceito principal é a estruturação de seus compromissos, tarefas, projetos e ações, quaisquer que sejam, dentro de um sistema único, e que facilite o rápido acompanhamento do andamento das tarefas relacionadas.

Dentro do GTD existem oito locais de armazenamento de tarefas e projetos. A essência do método é fazer a manipulação de cada tarefa e projeto de forma fácil, permitindo atualizar rápidamente as anotações referentes a eles e tornando simples mover um projeto de um dos locais para qualquer outro.

Os locais são:
Caixa de Entrada - a "pilha de pendências" inicial, que é a entrada no sistema;
Arquivo de Projetos - uma documentação organizada de informações de cada projeto que estamos gerenciando em nossa vida pessoal e profissional;
Itens no Calendário - é a Agenda própriamente dita, com os compromissos marcados;
Itens Adiados - são a lista de Itens que devem ser marcados futuramente no Calendário para serem feitos. Não são compromissos, específicamente falando, mas podem vir a ser, pois são compromissos conosco mesmos. Devemos abrir "janelas do tempo" para fazer as tarefas relacionadas nestes itens;
Itens Delegados - são tarefas, projetos e compromissos que solicitamos a outras pessoas que o façam - sejam fornecedores, colegas, subordinados e até chefes. E precisamos listar, de alguma maneira, os prazos e dados pertinentes, para manter um follow-up;
Itens no Arquivo de Referência - são informações que podem ser úteis a vários projetos atuais ou futuros. Ou são informações genéricas, que podem dar origem a algum projeto;
Itens no Lixo - são itens completados ou que desistimos de fazer ou optamos por não guardar os dados por mais tempo. O ideal é esvaziar o local "Lixo" diáriamente;
Itens em "Algum Dia/ Talvez" - são projetos ou tarefas que desejamos fazer, mas que, por falta de recursos (de tempo, dinheiro, disposição ou conhecimento) não queremos agendar no momento. Não são adiados, pois podemos decidir não fazê-los.

Para mim, que sou uma pessoa essencialmente digital, usar uma alternativa de baixa tecnologia - papel, caneta etc - para gerenciar tais itens seria impensável. Só o trabalho de pensar em guardar resmas de papel, estocá-las, manipular de um lado para o outro é cansativo.

No entanto, reconheçamos que nem tudo pode ser guardado em meio digital. O trabalho de digitalização de muita informação que já está em nossos arquivos pode tornar improdutivo o processo. Por isso todo sistema GTD é um pouco misto: deve ter uma faceta analógica - para arquivar dados reais, em papel e até objetos - e outra faceta digital - para arquivar informações eletrônicas.

O melhor sistema é aquele com melhor garantia contra falhas de equipamentos. E, para isso, nada é superior aos sistemas com base na Web: os computadores dos servidores possuem sistemas de backup diário e, às vezes, instantâneo, com HDs RAID e profissionais encarregados apenas de backup. Por isso é muito inseguro guardar dados críticos em computadores isolados, sejam caseiros ou clientes desktops em empresas.

Optei por manter a quase totalidade de meu sistema GTD na Web. E, além do mais, existem vários sistemas de baixo custo ou gratuitos. Já mencionei vários no artigo Metodologia GTD , em meu site Synectics.

Em outros textos falarei mais sobre as alternativas de alta e baixa tecnologia.