Testei duas versões, e coloco o que gostei mais. O uso principal é para folhas de PA (Próxima Ação) ou NA (Next Actions) para quem prefere a sigla em inglês. Mas também serve para folhas de projetos e até listas diversas.
O uso é simples, pois pode-se utilizá-lo para carimbar uma folha de papel grande (A4, ofício ou até A3, se você costuma fazer quadros detalhados em formato grande) ou uma ficha 4x5. Deste modo é mais versátil.
A imagem tem 7 cm de largura, suficiente para a minha letra grande. Se a sua letra é pequenina, reduza-a de acordo com o seu gosto pessoal. O ideal é preenchê-lo à lápis, para permitir rasuras.
Segue a imagem:
Vamos explicar as convenções, analisando por coluna.
Primeira Coluna:
N° = Número é uma numeração sequencial de ordem das tarefas. Serve para priorizar tarefas pela escolha do momento - algo que está sempre mudando.
Tipo é uma espécie de categoria do tipo de tarefa que devo realizar. Coloco uma sigla de três letras para entender o que fazer. Há muitos usos para a categoria Tipo:
- Lst - Lista, para identificar listas diferenciadas, que serão especificadas embaixo do carimbo. Uma lista de PAs é um caso especial de lista, é verdade, mas também encaro qualquer lista como um conjunto de próximas ações - pois listamos algo para pensar o que fazer sobre isso depois. O conceito é intercambiável. Porém, nem toda lista é acionável, pode ser apenas uma referência.
- Fup - Follow-Up ou Verificar, indicando que é uma tarefa para cobrar, verificar ou conferir algo de alguém, que se comprometeu a fazer alguma coisa. Por exemplo, não utilizo o contexto "Aguardando", e sim troco-o por uma ação específica no contexto que farei quando verificar a tarefa. E coloco um prazo e um tipo de tarefa "Fup" (follow-up / verificar).
- Ref - Referência, indicando que a tarefa é apenas uma indicação, sem uma ação relacionada, e deve ser apenas anotada em seu Projeto específico, quando não for mais útil.
- Fut - Futuro, indicando que é uma tarefa simples ou um projeto do tipo Algum dia / Talvez ou uma lista de objetos ou referências do tipo Algum dia / Talvez. Não é uma referência pois tem um potencial de ser acionável.
- Asp - Ação Simples, indicando que é uma tarefa única, sem pertencer a nenhum projeto específico.
- Art - Ação Rotineira, indicando que é uma tarefa repetitiva, e deve ser anotada qual é a periodicidade necessária.
- Apj - Ação de Projeto, é uma ação que pertence a um Projeto. É importante listar as principais ações na folha do Projeto específico, identificando, se possível, as metas de cada ação.
- Quando a folha carimbada é de Projeto, posso colocar tipos mais detalhados, tais como "inf" (informática), "des" (desenvolvimento pessoal e estudos), "gtd" (organização pessoal) e outros. Se for útil, especifique uma convenção mais detalhada.
Páginas - caso a folha tenha diversas páginas, ou caso a ficha seja acompanhada de anexos, com diversas páginas, sempre especifique o total de páginas, no modelo "primeira / total de páginas". Se são cinco páginas, seria 1/5. E eu carimbo cada página, com 2/5, 3/5 e assim por diante.
Segunda Coluna:
@ = Significa "Contexto", e identifica os recursos/ locais/ ferramentas/ pessoas que irá precisar para executar a Tarefa / Próxima Ação.
Costumo utilizar os contextos: T (telefonar), E (escrever), O (office=escritório), R (rua), C (casa), L(ler). Em alguns casos coloco vários contextos no espaço, ou coloco Q (qualquer).
Data - como o próprio nome já diz, é a data em que escrevemos a folha de PA (Próxima Ação). É um bom hábito sempre colocar a data da anotação em tudo o que escrevemos .
Prazo - é o prazo esperado de realização da PA - ou do Projeto, em folha de Projeto. Nem todas as PA terão prazos definidos.
Terceira Coluna:
E = Energia é uma avaliação subjetiva do nível de dedicação e esforço mental e físico que você precisará para a tarefa. Normalmente divido-a em B (Baixa), M (Média) e A (Alta). Para mim é o suficiente.
Quarta Coluna:
Projeto, coloco "pfi", pessoa física, para projetos pessoais, ou "pju", pessoa jurídica, para projetos profissionais, e embaixo do carimbo coloco um nome, uma sigla e descrevo o projeto.
Lista - Coloque um visto, se a folha se refere a uma lista genérica, não exatamente a um Projeto ou a uma lista específica de PAs. Ou fica em branco, caso seja outra coisa.
PA - Próxima Ação, marco com um visto. É o visto mais comum.
Embaixo:
Nome, Sigla e Descrição - é o conteúdo do Projeto, Lista ou PA, com uma descrição mais detalhada do que deve ser feito.
Um carimbo como esse pode servir para aqueles que, como eu, ainda tem uma profusão de materiais herdados da era pré-computador... Serve como forma de organizar dossiês de assuntos, antes de digitar o que for útil.
