19 outubro 2005

Um bom HD Virtual

Depois do último post, me enviaram um email (se quiser enviar um também, mande para antonioazevedo@gmail.com, perguntando se posso indicar um bom HD Virtual.

Isto depende do seu uso. Atualmente nenhum sistema de HD virtual é perfeito, e reluto em recomendar um apenas. Um bom HD virtual deve ter o mínimo de 1 Gb - e o ideal é que disponibilize uns 10 Gb de espaço. Os preços cobrados hoje em dia são ainda extorsivos. Quanto mais gente entender o conceito do Disco Virtual, as empresas vão pensar mais em investir para ganhar no volume de clientes, e assim teremos uma maior difusão desta prática.

Vamos começar falando de um serviço gratuito - e que também uso: o Porta-Arquivos do Yahoo. Quem é cadastrado no Yahoo pode utilizar 30 Mb gratuitos para guardar arquivos (cada um com o tamanho máximo de 5 Mb). Visite-o em http://br.briefcase.yahoo.com/ . É pouco, eu sei, mas já é uma mão na roda.

Também já comentei, mas vale a pena repetir: o serviço 4Shared, que oferece 100 Mb gratuitos (cada arquivo com o máximo de 10 Mb) e ainda oferece partilhamento com senha, disponível por pasta. É um ótimo serviço. Visite-o em http://www.4shared.com/ .

Algumas empresas de hospedagem de sites disponibilizam este serviço para quem hospeda seus sites. Por exemplo, quem tem um site no provedor Global Info ou seus associados, recebe um HD Virtual "gratuito" de 80 Mb.

Há também o Disco Virtual Terra: 1 Mb gratuito (ridículo!) e 50 Mb por R$ 5,90/mês. Já é alguma coisa, mas é caro pacas...

Outros preferem o HD Virtual do IBEST - R$ 19,90 por 300 Mb. O serviço funciona bem, mas considero caro também - e olhe que este é um dos mais baratos que encontrei no Brasil. Visite em http://hd.ibest.com.br .

Sim, também existe a opção de você apenas pagar uma hospedagem de Internet e, além de hospedar uma página, utilizar o espaço como disco virtual. De início é uma boa solução, pois existem empresas que oferecem bastante espaço e largura de banda a preços competitivos. Mas a vantagem do disco virtual é oferecer uma interface web prática para fazer upload ou download de arquivos, não algo que você precise usar sempre um programa de FTP, configurando em cada micro... E se você estiver em um cybercafé ou no micro de um cliente? Complicado, não é?

Você pode emular tal função, instalando um SGC (Sistema de Gerenciador de Conteúdo) em um espaço em seu site. Caso você saiba como fazer isso, ótimo - terá o seu próprio sistema de disco virtual. Mas isto foge um pouco da alçada deste post e fica para um próximo. Ou melhor, faça uma pesquisa por CMS ou SGC na Net, ou por Drupal, Wiki, Mambo, Xoops e assemelhados. Encontrará muita informação sobre isso...

Mas como falamos para não-especialistas, pessoas que querem só economizar tempo com arquivos e não aprender a criar seus próprios sistemas online, vamos voltar aos serviços prontos. Há muitos deles, e como esta é uma área muito dinâmica e competitiva, não posso garantir que não existam opções melhores. Dados são valiosos e o importante é pesar também a confiabilidade do sistema, com a garantia de que seus dados estarão no ar, amanhã, a salvo de hackers. Prefira empresas que oferecem acesso com criptografia forte (acima de 128 bits).

Você pode recorrer aos serviços pagos estrangeiros, que já oferecem uma relação custo-benefício mais competitiva. É óbvio, precisa ter um cartão de crédito internacional. Um dos melhores que encontrei foi o XDrive: 5Gb por US$ 10. É uma boa relação: cerca de R$ 25,00 por 5 Gb de espaço online. Visite em http://www.xdrive.com/ .

Mas, peralá: e se eu quiser guardar arquivos, mas não me preocupar muito com a segurança deles e nem precisar acessá-los muitas vezes? Você pode tentar os serviços que começam gratuitos, mas que apresentam limites de download. O StreamLoad, por exemplo, pode ser testado: oferece 10 Gb gratuitos, mas apenas 100 Mb/mês de download/upload. Pagando US$ 4,95/mês, a largura de banda passa a ser 1 Gb/mês. E pode ir até 60 Gb por mês... É um bom serviço. Veja os custos em http://www.streamload.com/Account/Pricing.asp.

Em resumo (devo me lembrar que me comprometi a deixar estes posts sucintos e objetivos), vale a pena se cadastrar em alguns serviços gratuitos de disco virtual. Se você quer uma dica mais específica, cadastre-se no 4Shared, no StreamLoad e no Yahoo. E vá se acostumando a deixar os seus arquivos mais importantes online.

18 outubro 2005

Como utilizar um sistema online para arquivar os seus dados

Algumas vezes já me perguntaram porque eu uso somente sistemas online para controlar as minhas tarefas. A razão é clara: não se pode confiar em microcomputadores.

Como assim? O mais importante no computador são os dados, não o hardware em si. Pifar um processador, uma memória, uma placa de vídeo, é apenas dinheiro, e pode ser substituida. Mas quando quebra um disco rígido, isto não. São horas, dias, meses e anos de informações, e as vezes um trabalho extremamente valioso. Por isso não confio em microcomputadores para arquivar dados, mesmo que não sejam críticos.

Um microcomputador - sobretudo os caseiros - não tem sistemas de backup eficientes. Toma muito tempo organizar os arquivos, copiar para CD-RW ou mesmo utilizar um sistema de backup semi-profissional, com fitas DAT.

O único sistema que realmente funciona é utilizar discos rígidos RAID, com replicação simultânea, e ainda backup em fita em paralelo. E quem vai fazer isto? É muito custoso para uma pessoa física. Mesmo a maioria das pequenas empresas não pode pagar por um sistema destes... Só é válido para os grandes sistemas profissionais.

Por isto, já a mais de um ano desisti de arquivar os meus dados em micros caseiros. Optei por utilizar sistemas online de manutenção de informações. Coloquei todo o meu home office como um escritório virtual, em sistemas como esse. Faço a assinatura de um sistema pago - que na verdade é um hospedeiro de páginas, como qualquer outro, mas que permite fazer upload de arquivos com criptografia e me fornece 1 GB de hospedagem.

Mas o que pretendo colocar aqui são as alternativas que não precisam ser pagas. As opções abaixo lhe permitem ter um calendário online, um sistema de controle de tarefas, lista de contatos, weblinks, um perfeito escritório virtual. Achei melhor do que criar e ficar gerenciando o meu próprio sistema de contatos - isto, é claro, pois não pretendo ganhar dinheiro com isso, e sim apenas ensinando a usar...

Se você gosta de um bom controle de Calendário, Tarefas, WebLinks, Lista de Contatos, o melhor que achei foi o AirSet. É gratuito pela Internet, e só paga se usar pelo celular. Nos EUA ele permite você gerenciar todo o seu escritório virtual via celular. Mas aqui no Brasil, de graça, já posso facilmente controlar todas as minhas tarefas. Visite e se cadastre em http://airset.com .

Há uma outra alternativa muito boa, o DashBoard/BackPackIt. Este usa um sistema Wiki e facilita bastante o controle de tarefas. Usei-o bastante, até passar para o AirSet. Visite e se cadastre em http://backpackit.com/ .

Como terceira opção, com um uso um pouco estranho - no estilo "faça você mesmo", onde você escolhe cada módulo e escreve como quiser, existe também o Jot. Mas este oferece muito pouco na opção gratuita. De qualquer forma, se quiser experimentar, vá até http://jot.com .

Nas opções gratuitas você não pode guardar arquivos online. Foi por isso que acabei usando uma alternativa de arquivos à parte. Mas, se quiser, você pode usar o 4Shared, em http://www.4shared.com , que lhe disponibiliza 100 Mb gratuitamente, ou então usar uma conta de GMail como um arquivo adicional, com o máximo de 2,5 Gb, aproximadamente. Não é perfeito, mas se quiser um HD online totalmente gerenciável, terá que procurar um hospedeiro e pagar por mês.

16 outubro 2005

A Essência do GTD

Neste blog escreverei principalmente textos curtos sobre GTD, de certa forma mais descompromissados. O objetivo é tornar o sistema de mais fácil compreensão, o que nem sempre acontece em um texto exaustivo.

Em resumo, o que é mais importante apreender sobre GTD? O conceito principal é a estruturação de seus compromissos, tarefas, projetos e ações, quaisquer que sejam, dentro de um sistema único, e que facilite o rápido acompanhamento do andamento das tarefas relacionadas.

Dentro do GTD existem oito locais de armazenamento de tarefas e projetos. A essência do método é fazer a manipulação de cada tarefa e projeto de forma fácil, permitindo atualizar rápidamente as anotações referentes a eles e tornando simples mover um projeto de um dos locais para qualquer outro.

Os locais são:
Caixa de Entrada - a "pilha de pendências" inicial, que é a entrada no sistema;
Arquivo de Projetos - uma documentação organizada de informações de cada projeto que estamos gerenciando em nossa vida pessoal e profissional;
Itens no Calendário - é a Agenda própriamente dita, com os compromissos marcados;
Itens Adiados - são a lista de Itens que devem ser marcados futuramente no Calendário para serem feitos. Não são compromissos, específicamente falando, mas podem vir a ser, pois são compromissos conosco mesmos. Devemos abrir "janelas do tempo" para fazer as tarefas relacionadas nestes itens;
Itens Delegados - são tarefas, projetos e compromissos que solicitamos a outras pessoas que o façam - sejam fornecedores, colegas, subordinados e até chefes. E precisamos listar, de alguma maneira, os prazos e dados pertinentes, para manter um follow-up;
Itens no Arquivo de Referência - são informações que podem ser úteis a vários projetos atuais ou futuros. Ou são informações genéricas, que podem dar origem a algum projeto;
Itens no Lixo - são itens completados ou que desistimos de fazer ou optamos por não guardar os dados por mais tempo. O ideal é esvaziar o local "Lixo" diáriamente;
Itens em "Algum Dia/ Talvez" - são projetos ou tarefas que desejamos fazer, mas que, por falta de recursos (de tempo, dinheiro, disposição ou conhecimento) não queremos agendar no momento. Não são adiados, pois podemos decidir não fazê-los.

Para mim, que sou uma pessoa essencialmente digital, usar uma alternativa de baixa tecnologia - papel, caneta etc - para gerenciar tais itens seria impensável. Só o trabalho de pensar em guardar resmas de papel, estocá-las, manipular de um lado para o outro é cansativo.

No entanto, reconheçamos que nem tudo pode ser guardado em meio digital. O trabalho de digitalização de muita informação que já está em nossos arquivos pode tornar improdutivo o processo. Por isso todo sistema GTD é um pouco misto: deve ter uma faceta analógica - para arquivar dados reais, em papel e até objetos - e outra faceta digital - para arquivar informações eletrônicas.

O melhor sistema é aquele com melhor garantia contra falhas de equipamentos. E, para isso, nada é superior aos sistemas com base na Web: os computadores dos servidores possuem sistemas de backup diário e, às vezes, instantâneo, com HDs RAID e profissionais encarregados apenas de backup. Por isso é muito inseguro guardar dados críticos em computadores isolados, sejam caseiros ou clientes desktops em empresas.

Optei por manter a quase totalidade de meu sistema GTD na Web. E, além do mais, existem vários sistemas de baixo custo ou gratuitos. Já mencionei vários no artigo Metodologia GTD , em meu site Synectics.

Em outros textos falarei mais sobre as alternativas de alta e baixa tecnologia.
Tasktoy - o Gerenciador de Tarefas Web-Based perfeito e gratuito

Para quem ainda não leu o livro Getting Things Done - e também não leu o meu artigo sobre a Metodologia GTD, no site http://synectics.cjb.net - esta ferramenta online e gratuita parecerá pouco prática. No entanto, com um pouquinho de estudo, descobrirá as maravilhas de como gerenciar de forma rápida e descomplicada dezenas, centenas, até milhares de tarefas, sejam simples ou complexas.

Até o momento eu usava o sistema online AirSet.com. De todos os que pesquisei, é o que oferece as maiores vantagens: um calendário online rápido e com sincronização com o Palm, lista de informações e anotações em blogs, tudo o que é útil para um escritório virtual na Web.

No entanto, o sistema de listas ainda é muito lento, e pouco prático para gerenciar muitas tarefas. O sistema do Tasktoy é muito mais rápido. Sim, o sistema do AirSet pode ser gerenciado pelo celular. Mas isto, aqui no Brasil, não é possível no momento. Então, se preciso de um computador, o sistema Tasktoy ainda é o melhor.

Se você ainda não conhece, vá logo se registrar: http://tasktoy.com .

Mas lembrem-se, não há nenhuma garantia de segurança ou criptografia no sistema Tasktoy. Se o utilizarem, é por sua própria conta e risco. Evitem colocar dados vitais ou sigilosos.

15 outubro 2005

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