Organização Pessoal e Profissional

Algumas vezes me perguntam sobre o que faço. Digo que faço consultoria e dou palestras sobre Criatividade e Resolução de Conflitos, Tomada de Decisão e Solução de Problemas e Organização Pessoal. Criatividade, Conflitos, Decisão, são nomes auto-explicativos. Mas Organização Pessoal ainda deixa dúvidas. Por isso pretendo escrever um pouco mais sobre o que é isso.

A Organização Pessoal é um nome genérico. Existe um movimento de reorganização do tempo, do trabalho e da comunicação de equipes que atualmente está na moda, e que possui o nome GTD. Este engloba dicas para a reorganização, tanto pessoal quanto profissional, como também discute a reorganização do trabalho de equipes e organizações.

O mundo está caminhando cada vez mais rápido, e não é mais suficiente acelerarmos o passado. A tecnologia cada vez mais mutável, o fluxo de informações cada vez maior.... E a maioria das pessoas ainda quer trabalhar usando sistemas e procedimentos inventados na (e adequados para a) década de cinquenta.

Até o sistema do computador pessoal, que parece um modo de trabalho tão inovador para a maioria das pessoas, está fadado à obsolescência rápida. E o e-mail, método tão prático de comunicação? Já é caquético. Ah, você vai dizer que os sistemas de chat e comunicação online é que são o futuro, não é? Não, apenas ecos do passado.

A tendência de guardar documentos vitais online, ao invés de nos micros pessoais, que tanto defendo, é apenas uma das facetas. Leia o post anterior sobre HD virtual, que talvez explique isso melhor.

O importante é que as empresas estão procurando sistemas eficientes e nenhuma das formas mencionadas são, efetivamente, sistemas colaborativos de trabalho. Facilitam a comunicação, mas dificultam o trabalho a longo prazo - informações são espalhadas por pessoas de forma desorganizada, a forma de buscar os dados é complexa e não intuitiva. A tomada de decisão é prejudicada, os acordos e contratos são vagos, e tudo isso prejudica o trabalho.

Já ocorreu a robotização do trabalho nas fábricas. Estamos agora caminhando para a robotização do trabalho nos escritórios. E não adianta reclamar e chorar, pois o tempo não volta atrás. Acredito que é muito melhor ficarmos conscientes do que está sendo feito e nos ajustarmos às mudanças de forma ágil.

Um dos pontos importantes a destacar é que o futuro do trabalho será feito através de programas online. Mas não sistemas abertos, genéricos, como se fossem conversas online, tal como o email e os sistemas de bate-papo online permitem. Será mais como formulários, ferramentas mais estruturadas, interfaces para se clicar, apertar em sites - com acesso por computador, smartcard ou celular.

As informações serão todas guardadas em sistemas centralizados - curioso é que a informática começou assim, em servidores, e depois se fragmentou, em desktops. E agora tende de novo a se reagrupar, pois a informação é tão dinâmica e valiosa que é muito arriscado mantê-la na posse de somente um pequeno e frágil computador, sem backup e gerenciado por um não-técnico. Os computadores portáteis vão diminuir cada vez mais, até o tamanho de pulseiras, provavelmente, e servirão basicamente como entrada e saida de dados. Teremos as "jóias eletrônicas"...

O processo de organização do trabalho parece estranho, pois só agora possuimos desenvolvimento tecnológico para tornar isto uma realidade. Quer ver uma prova disso, bem recente? Veja o que aconteceu em Brasília, com o incêndio do prédio do INSS. Alguns desconfiam que foi uma literal "queima de arquivo". :-) No entanto, aquilo que seria uma tragédia para todos os aposentados do Brasil, se fosse uns vinte anos atrás, hoje em dia é apenas uma perda menor. Isto porquê todos os dados sobre aposentadorias não estão em papel, e sim guardados em servidores ultra-seguros, e com redundância imediata de dados, em várias cidades do país. O ideal, até, é que houvesse um backup do outro lado do mundo, não é? Mas em breve isto deverá ser feito...

Quando falo em organização pessoal, falo em acompanharmos esta tendência social, ao invés de resistirmos ou a ignorarmos. Falo de nos prepararmos para usufruir dos benefícios desta nova maneira de pensar. Para quê se preocupar com ter micro? O importante é dispor dos dados, e trabalhar de onde quisermos, da maneira que for mais fácil e confortável, com total segurança - ou, pelo menos, uma maior segurança e rapidez de resgatar os dados do que da maneira convencional.

Hoje em dia existem vários sistemas - pagos e gratuitos - que podem dar a qualquer pessoa um gostinho de trabalhar de forma mais dinâmica. Sistemas de controle de tarefas, sistemas de escritório online - na prática isto sempre foi uma tendência, mas o custo era excessivo para a maioria das empresas. Hoje, não, esta tecnologia está disponível para qualquer pequena empresa - e até microempresas e profissionais liberais. É uma nova tendência, e saber acompanhá-la é importante.

Um dos propósitos deste blog é comentar os sistemas online que estou experimentando. Como um "early adopter" (usuário que adora novidades, vamos traduzir assim) venho testando principalmente sistemas de baixo ou de nenhum custo, e que podem ser experimentados por qualquer pessoa. Em breve postarei mais sobre cada um.